受信箱に放り込まれたファイルを、毎朝8時に自動で仕分ける

「あとで整理する」は来ない

カード明細、給与明細、銀行の入出金、取引先からの請求書。届いたものをとりあえず一箇所に置いて、あとでまとめて整理する。よくあるやり方で、そして溜まります。

溜まる理由は、整理そのものが面倒だからではありません。中身を開かないと、どこに入れるべきか分からないからです。1件ずつ開いて確認する作業が挟まるので、まとめてやろうとすると重くなる。

iASKでは、この振り分けを毎朝自動で回しています。

ファイル名は信用できない

最初にぶつかったのがここでした。

ダウンロードしたファイルの名前は、サービス側が付けたものです。「statement_202609.pdf」のような名前が付いていても、中身が本当に9月分とは限りません。9月にダウンロードした8月分、ということが普通にあります。

なので、ファイル名から対象月を判断するのはやめました。必ず中身を開いて、記載されている期間から判断します。

これを人がやると1件30秒ですが、機械にやらせれば一瞬です。判断基準が明確なので、任せやすい部類の作業です。

仕組みの構成

処理はシンプルです。

1. 受信箱を見る。
決めたフォルダに何が入っているかを確認します。

2. 中身を読んで、正体を判定する。
カード明細なのか、給与なのか、銀行の入出金なのか、請求書なのか。書類の種類と、対象になっている月を読み取ります。

3. 規則に沿って名前を付け直す。
種類と対象月が分かれば、決めた命名規則でファイル名を作れます。

4. 正しい月フォルダへ移す。

5. 提出一覧を更新する。
何が揃っていて何が足りないかが、一覧で分かる状態にします。

毎朝決まった時刻に走るようにしてあるので、前日に放り込んだものは翌朝には片付いています。

判定できないものは、動かさない

自動化で気をつけているのは、迷ったら動かさないという設計です。

判定に自信が持てないファイルは、受信箱に残します。無理に振り分けて間違った場所に入れるより、残っているほうが気づけます。

残っているファイルは、翌朝も残り続けるので、自然と目に入ります。「なぜこれは処理されないのか」を確認して、必要なら判定のルールを足す。この繰り返しで、扱える種類が増えていきます。

効果は「探す時間」に出る

整理にかかる時間が減ったのも効果ですが、実際に効いているのは探す時間のほうです。

決まった場所に、決まった名前で入っている。これだけで「あの書類どこだっけ」が消えます。税理士への提出物を揃えるときも、一覧を見れば何が足りないか分かる。

整理は目的ではなく、あとで取り出すための準備です。取り出す側から見て設計すると、命名規則とフォルダ構成が先に決まります。

先に決めるのは、やはり名前

前提として、命名規則を先に決めておく必要があります。

規則がないまま自動化すると、機械が付けた名前と人が付けた名前が混ざって、かえって探しにくくなります。「年月_区分_内容」のような形を決めてから始めたほうが、あとが楽です。

小さい仕組みですが、毎日動くものは効果が積み上がります。最初に手をつける自動化としては向いていると思います。