請求書・明細処理をAIで回す — 線引きの現実解

毎月必ず発生して、誰もやりたくない

支払請求書のPDFが届く。ファイル名がバラバラなので開いて中身を確認する。支払先と案件と金額を読み取って、一覧表に転記する。振込データに反映する。

この一連の作業は、毎月必ず発生して、判断はほとんど要らず、間違えると事故になります。AIを入れる条件としては理想的です。

iASKでは、この流れを自動化して回しています。何をどう任せているかを書きます。

分解すると4つの工程

1. 受け取る。
メールに添付で来るもの、クラウドのURLで来るもの、システムにログインして取りに行くもの。取引先ごとに経路が違います。ここは統一できないので、どこから来るかを一覧にして管理します。

2. 読み取る。
PDFを開いて、支払先・案件・金額・支払期日を取り出す。ここはAIが得意です。フォーマットがバラバラでも読めます。

3. 整える。
決めた命名規則でファイル名を付け直し、月フォルダに格納し、一覧表に行を追加する。完全に機械的な作業です。

4. 反映する。
一覧表の金額を、振込データのフォーマットに転記する。支払先の名義と振込先の対応づけが必要になります。

このうち、2〜4は自動化しています。1は取引先ごとの経路が違うので、経路そのものを一覧で管理する形にしています。

自動化していない部分

最終確認は人がやります。

具体的には、月末に3つの数字を突き合わせます。PDFの原本、支払一覧、振込データ。この3つが一致しているかを見る。

なぜここを残しているかというと、間違いに気づけるのが人だけだからです。

金額の読み取りを間違えても、システムは止まりません。それらしい数字が並びます。先月と比べて明らかにおかしい、この取引先からは今月請求が来ないはず、といった判断は、事業の状況を知っている人にしかできません。

先月との差分を先に見る

最初に作ったときの失敗が、ここでも同じでした。

全部を通しで走らせて、完成した一覧表が出てくる形にしていました。これだと、今月から取引が始まった先や、先月で終わった先が静かに抜けます。出てきた表は整っているので、抜けに気づけません。

今は、処理の前に「先月との差分」を出すようにしています。増えた先、減った先、名前が変わった先。ここを先に人が見てから、処理に進みます。

自動化で一番危ないのは、間違った結果が出ることより、間違っていることに気づけないことです。

効果は、時間より精度

短縮された時間も価値ですが、実際に効いているのは別のところでした。

手作業だった頃は、処理の丁寧さがその月の忙しさに左右されていました。余裕がある月は確認できて、締め切りが重なった月はチェックが甘くなる。

手順として固定されると、忙しい月でも同じ結果が出ます。品質が人の状態に依存しなくなる。これがバックオフィスの自動化で一番大きい変化だと思っています。

最初に決めるのは、命名規則

技術的な話より先に、決めておいたほうがいいことがあります。ファイルの名前です。

「年月_区分_案件名_支払先.pdf」のように規則を先に決めておくと、あとから探すのも、機械に処理させるのも楽になります。逆に、名前がバラバラのまま溜め続けると、後から整理するコストのほうが大きくなります。

AIは人と同じように、ファイル名を読んで中身を推測します。人が探せない名前の付け方をしていると、機械にも探せません。