少人数の代理店が、複数社を回すために捨てたこと

全部を丁寧にやると、回らない

担当する会社が増えると、単純に時間が足りなくなります。

そこで「効率化」を考えるのですが、全部の作業を少しずつ速くする方向では限界が来ます。やめることを決めないと、回りません。

何を捨てたかを書きます。

捨てたもの

毎月のレポートを手で作ること。
数値の集計と整形は全部自動にしました。人が書くのは、増減の理由と次の打ち手だけ。ここだけは必ず人が書きます。

管理画面を毎日巡回すること。
全アカウントを毎日見るのは不可能です。代わりに、異常があったときだけ通知が来る形にしました。何もなければ見ません。

すべての数値を追うこと。
見る指標を絞りました。細かい指標を全部追うと、時間が溶けます。判断が変わる指標だけを見る。

資料のデザインを毎回考えること。
フォーマットを固定しました。提案書もレポートも、同じ型に流し込む。

議事録を手で書くこと。
録音から自動で整理して、タスクだけ抜き出す。人がやるのは、担当者と期日を埋めるところだけ。

捨てなかったもの

一方で、絶対に手放していないものもあります。

増減の理由を書くこと。
ここを自動にすると、レポートが読まれなくなります。

提案の方向を決めること。
何をやるべきかの判断。これは事業の理解が要ります。

外に出す前の確認。
入稿、提出物、クライアントへの連絡。必ず目を通します。

数字がおかしいと気づくこと。
機械は整合的な数字を出します。それが実態と違うと気づけるのは、事業を知っている人だけです。

仕組みにする順番

やめた作業を仕組みに置き換えるとき、順番があります。

頻度が高く、手順が固定されているものから。月次より週次、週次より日次。判断が要らないものから。

最初に手をつけたのは、月次の広告費集計でした。毎月必ず発生して、手順が決まっていて、判断がほぼない。条件が揃っていました。

逆に、最初から「提案書の作成を自動化しよう」と考えていたら、失敗していたと思います。

記録を残さないと、属人化する

仕組み化で一番大事だと感じているのが、手順を文書として残すことです。

作った本人だけが分かる仕組みは、その人が離れた瞬間に止まります。少人数だと、このリスクが特に大きい。

だから、作ったものには必ず手順とハマりどころを書き残しています。「この媒体は月初だとデータが取れない」「この処理は先に差分を確認する」といった実務の細部まで。

この記録が、結果的に一番の資産になっています。仕組みそのものより、記録のほうが再利用が効きます。