AI導入で最初にやるべきは「一番つまらない作業」 — 効率化の順番を間違えない

華やかなところから入ると、だいたい止まる

AIを導入したい、という相談で最初に挙がるのは、たいてい企画やクリエイティブです。コピーを書かせたい、企画のアイデアを出させたい、といった話から始まります。

気持ちは分かるのですが、ここから入ると多くの場合3ヶ月で止まります。

理由は2つあります。ひとつは、出てきたものが良いのか悪いのかを判断できるのが、結局その分野に詳しい人だけだということ。判断できる人の時間が新たに必要になるので、社内の負荷は必ずしも下がりません。

もうひとつは、効果が測りにくいこと。企画の質が上がったかどうかは、数字で示しづらい。示せないものは、社内で続ける理由を失います。

選ぶ基準は、頻度と判断量

着手する業務を選ぶ基準はシンプルで、頻度が高く、手順が決まっていて、判断が要らないものから始めます。

この3つが揃った業務は、効果がそのまま時間で表れます。毎月やっていた作業が短くなれば、誰が見ても分かる。社内で続ける理由が作りやすい。

逆に、頻度が低いもの、そのつど判断が要るものは後回しにします。ここを最初に触ると、仕組みを作る労力に対して回収が遅く、途中で止まります。

iASKが自動化した順番

自社でやってきた順番を書きます。

最初に手をつけたのは、毎月の広告費集計でした。7媒体の管理画面を回って転記するだけの作業で、頻度は毎月、手順は固定、判断はほぼ不要。条件がきれいに揃っていました。

次が、請求書まわりです。受け取った請求書のファイル名を規則に沿って整え、支払一覧を作り、振込データに反映するところまで。ここも判断が要らない部分が大半でした。

そのあとに、税理士へ提出する明細のダウンロードと仕分け、受け取ったファイルの自動振り分け、と広げていきました。

共通しているのは、全部バックオフィスだということです。売上に直結しない、誰もやりたがらない、けれど毎月必ず発生する作業。ここから手をつけました。

判断が要る仕事は、最後まで残す

広告運用そのものや、クライアントへの提案は、いまも人がやっています。

ここを自動化しない理由は、能力の問題ではなく、間違えたときのコストが違うからです。転記を間違えれば直せばいい。提案の方向を間違えれば、事業の数ヶ月が失われます。

AIに任せる範囲を決めるとき、「できるかどうか」ではなく「間違えたときに取り返しがつくかどうか」で線を引くと、導入は安定します。

3ヶ月で回る状態にするには

進め方としては、最初の1ヶ月で業務を棚卸しして、頻度と判断量で並べ替えます。ここを飛ばして思いつきで着手すると、だいたい二度手間になります。

2ヶ月目に、一番条件の良いものを1つだけ選んで仕組みにします。複数を並行させないのがコツです。

3ヶ月目は、作った仕組みを実際に回して、手順を書き残します。書き残していない仕組みは、作った本人以外が使えず、結局その人の属人業務になります。

この順番で進めると、3ヶ月後に「1つだけ確実に回っているもの」が残ります。派手ではありませんが、ここから広げるほうが結果的に速いというのが、実際にやってみての感想です。