会議の録音を文字起こしして、タスクまで自動で落とす

議事録は、書かれないか、使われないか

会議のあとに議事録を書く。時間がかかる。結果、書かれないか、書かれても要点が薄くて後から読み返されないか、どちらかになりがちです。

ここは自動化と相性が良い領域です。iASKでは、録音から文字起こし、要点の整理、タスクの抽出まで通して回しています。

3段階に分ける

1. 文字起こし。
録音データをテキストにします。ここは完全に機械の仕事です。精度は用途に対して十分で、固有名詞の誤りは後工程で直ります。

自社では、録音が溜まったら夜のうちに自動で文字起こしされるようにしてあります。朝には全文テキストがある状態です。

2. 構造化。
全文テキストのままでは読み返しません。議題ごとに整理して、決まったこと・保留になったこと・宿題に分けます。

ここで大事なのは、決定と保留を分けることです。会議中は決まったつもりでも、あとで読むと決まっていないことが多い。分けて書くと、保留のまま放置されているものが可視化されます。

3. タスク化。
宿題を、担当・期日つきのタスクに落とします。これをタスク管理の場所に起票して、期日があるものはカレンダーにも入れる。

議事録が読み返されない一番の理由は、議事録の中にタスクが埋まっているからです。文章の中にあると、探さないと見つからない。取り出して別の場所に置くと、追いかけられるようになります。

機械が苦手なところ

やってみると、機械が苦手な部分がはっきりします。

担当者が決まっていない宿題。
会議では「じゃあ確認しておきます」で流れます。誰が、が抜けている。テキストからは判別できません。ここは人が埋めます。

言っていないが決まったこと。
文脈で共有されていて、言葉になっていない合意があります。文字起こしには出てきません。

重要度の判断。
議事録には全部が同じ重さで並びます。どれが本質的な論点だったかは、参加者にしか分かりません。

なので、出てきたものを人が一度通す工程は残しています。5分程度ですが、ここを飛ばすと、担当者不明のタスクが大量に溜まります。

会議中にやらないほうがいい

議事録を会議中に取ろうとすると、議論に集中できません。

録音しておいて後で処理する前提にすると、会議中は話に集中できます。自動化の効果は、時間の短縮よりこちらのほうが大きいと感じています。

タスクの置き場所を1つにする

もうひとつ大事なのが、タスクの行き先を1箇所に決めることです。

会議ごとに議事録があって、それぞれにタスクが書いてある状態だと、結局どこを見ればいいか分からなくなります。全部の会議から、同じタスク管理の場所に集約する。

こうしておくと、「今週やること」を見るときに1箇所を見れば済みます。議事録は読み返さなくてよくなり、必要なときの参照先として残ります。